Eigen apparatuur voor zakelijk gebruik?

Het komt steeds vaker voor dat medewerkers hun eigen smartphone, laptop of tablet voor het werk gebruiken. Dat kan je als werkgever veel voordelen opleveren, maar het is wel belangrijk dat je goede afspraken maakt om je bedrijfsgegevens te beschermen.

Een paar jaar geleden wilde iedereen graag een "mobieltje van de zaak". Tegenwoordig vinden veel mensen het prettiger om met hun eigen privé-apparaten te werken (ook wel "Bring Your Own Device"). Het gebruik van eigen apparaten is interessant voor bedrijven omdat het aanzienlijk in de kosten scheelt, maar het levert ook risico's op.

Risico's

Je krijgt te maken met veel verschillende apparaten, configuraties en instellingen. Deze sluiten niet altijd even goed op elkaar aan. En als werkgever heb je minder invloed op de veiligheid van je zakelijke gegevens op de privé-apparaten. Gebruikt je personeel veilige wachtwoorden? Welke informatie kan in verkeerde handen vallen als een smartphone of tablet gestolen of gehackt wordt?

Tips om de veiligheid te waarborgen

Deze risico's kan je beperken door goede afspraken te maken. Dit is helemaal aan te raden nu de Meldplicht Datalekken geldt. De volgende tips helpen je op weg:

• Maak een Bring Your Own Device-beleid met heldere afspraken - In het beleid moet niet alleen staan welke toestellen je toestaat, wie het toestel mag gebruiken (bijvoorbeeld niet de kinderen van de medewerkers) en welke apps gedownload mogen worden. Maar het is ook belangrijk om uit te leggen waarom. Dat bepaalde apps bijvoorbeeld niet mogen, klinkt streng. Maar als je uitlegt dat ze je complete contactpersonenlijst (inclusief zakelijke contacten) kopiëren, dan zullen ze er eerder begrip voor hebben.
• Beveilig de privé-apparatuur - Laat je medewerkers veilige wachtwoorden instellen en beveiligingssoftware installeren op hun laptops, smartphones en tablets. Om te voorkomen dat malware en virussen via de privé-apparaten je bedrijfsnetwerk binnenkomen, kan je de toegang voor bepaalde toestellen beperken of kiezen voor een apart netwerk voor BYOD-apparaten.
• Bied een veilige verbinding - De BYOD-toestellen worden ook onderweg en thuis gebruikt om te werken. Je wilt dan voorkomen dat bedrijfsgegevens verstuurd worden via onveilige (openbare) WiFi. Met een mobiel internet abonnement of een VPN-verbinding met het bedrijfsnetwerk zorg je voor een veilige verbinding.
• Stel een noodplan op - Dit is een plan waarin staat welke acties (zoals wissen van data, het melden van het incident) genomen moeten worden als het mis gaat. Wat moet de medewerker doen als hij zijn tablet verliest in de trein? Of als zijn of haar smartphone gestolen wordt?

Varianten op Bring Your Own Device

Vind je het toch te risicovol om mensen op hun eigen apparaten te laten werken? Kies dan voor een variant waarbij je meer controle hebt. Je kan bijvoorbeeld medewerkers de keuze geven uit een selectie van apparaten die werken met configuraties die veilig zijn en die jij beschikbaar stelt of een apparaat van de zaak geven dat ze ook privé mogen gebruiken (voor doeleinden die jij goedkeurt).

Meer weten?

Neem contact op met interparts en we kijken samen hoe je de devices van je personeel het beste kan beveiligen!

Bron: KPN