Maak een back-up van Office365

Wie gebruik maakt van Office365 kan ongetwijfeld meepraten van alle voordelen van dit softwarepakket. Met Office365 kun je altijd en overal werken en heb je toegang tot belangrijke applicaties zoals Office, Exchange Online, Sharepoint en Onedrive. Toch zitten er wat haken en ogen aan dit pakket als het gaat om de back-up. Te vaak wordt namelijk gedacht dat alle data die in de cloud van Office365 opgeslagen staan, per definitie goed opgeslagen zijn. Dat lijkt op het eerste gezicht ook zo, maar dat is niet helemaal waar. We lichten in dit artikel toe hoe het zit.

Office365 heeft een aantal methodes om data veilig te stellen

Veel bedrijven gaan er, onterecht, vanuit dat Microsoft hun data in Office 365 veiligstelt en zorgt voor back-ups. Dat is maar deels waar. Want wat doet Microsoft:

De back-up die Microsoft zelf maakt

Microsoft maakt elke 12 uur een back-up van alle data en houdt een retentieperiode van 14 dagen aan. Mocht een restore nodig zijn, dan kan alleen de complete omgeving teruggezet worden. Je kunt dus niet een individuele mailbox of een mailbox item terugzetten.

Bovendien, als je een restore nodig hebt van je data, dan moet je dit aanvragen bij de supportafdeling van Microsoft. Je bent afhankelijk van wanneer zij de tijd hebben om dit uit te voeren. En daarnaast zijn er kosten verbonden aan een restore.

De prullenbak

Als je een e-mail of Sharepoint site verwijdert, dan wordt het item opgeslagen in de zogeheten recycle bin, oftewel de prullenbak. Office365 heeft een standaard recycle bin voor mail en SharePoint en een tweede recycle bin waar data nog tijdelijk worden opgeslagen wanneer je deze verwijdert uit je prullenbak. Je mail blijft daar maximaal 30 dagen in staan en je Sharepoint items maximaal 93 dagen. Daarna kun je de items niet meer terughalen.

Retentie

Heb je een E3, E5 of Exchange Online abonnement, dan kun je binnen Office 365 voor de mail en SharePoint gebruikmaken van retentie. De retentiemogelijkheden gelden alleen niet voor het veelgebruikte Business Premium-abonnement. Check dit daarom goed!

Versioning

Met versioning wordt een back-up gemaakt met verschillende versies van dezelfde data. Op het moment dat bepaalde bestanden kwijt zijn, kun je een eerdere versie van deze data terugzetten.

Bij e-mail kan alleen een datumselectie gemaakt worden op basis van de datum waarop de e-mail is gecreëerd. Bij SharePoint kan alleen per bestand een restore worden uitgevoerd. Eventueel kan ook de hele omgeving teruggezet worden. Maar dit is complex en risicovol.

Zorg voor een goede back-up!

Zoals je kunt lezen, zijn de back-up mogelijkheden van Office365 ingewikkeld, niet volledig en dus risicovol. We kunnen niet genoeg benadrukken hoe belangrijk het is om je data veilig te stellen met een goede back-up. interparts biedt diverse opties aan om alsnog een solide en veilige back-up te maken van al jouw data die bij Microsoft in de Office365 staan. Daarnaast is er ook een periodieke back-up controle en kan je een selectie van items terughalen, mocht je iets missen. De back-up staat overigens veilig opgeslagen in ons datacenter, gewoon in Nederland. Wel zo fijn!

Meer informatie

Kijk voor meer informatie over de back-up mogelijkheden van interparts op onze website of neem contact met ons op.