Video vergaderen, welke tool is geschikt voor jou?
Om de verspreiding van het coronavirus in te dammen, vraagt de Nederlandse overheid aan bedrijven hun werknemers zoveel mogelijk vanuit huis te laten werken. Online thuiswerkplekken worden in razend tempo uit de grond gestampt, maar ook tools zoals video vergaderen zijn nu hot. Zoom, Google Meet, Skype, Microsoft Teams, Facetime en videobellen via WhatsApp zijn momenteel de bekendste tools om te vergaderen met collega’s. Maar welke optie past nu het beste bij jouw team en jouw werkwijze? We geven je een aantal tips waar je op moet letten met video vergaderen.
Video vergaderen, ook wel video conferencing of online meeting genoemd, wordt al langer gebruikt om efficiënt met elkaar te vergaderen. Werk je samen met collega’s of bedrijven op een andere locatie of zelfs in een ander land, dan ben je hier wellicht al bekend mee. Maar nu we wereldwijd door het coronavirus (COVID-19) thuiswerken, is vergaderen op afstand helemaal onmisbaar. Om veilig online te kunnen vergaderen, zijn er een aantal zaken waar je rekening mee moet houden.
Welke online vergadertool is voor jou geschikt?
De keuze van applicaties waarmee je kunt video vergaderen is reuze. Welke voor jou geschikt is, hangt van een aantal factoren af. Check dit van tevoren goed, zodat je met de juiste tool aan de slag kan gaan.
Met hoeveel deelnemers ga je vergaderen?
Heb je meestal overleg met 1 persoon of met een heel team? Als je met een groot team wilt vergaderen, heb je software nodig die toestaat om met veel mensen tegelijkertijd te kunnen vergaderen. Check dus van tevoren hoeveel personen je maximaal kunt uitnodigen voor een video vergadering.
Wil je alleen een audiogesprek met elkaar of ook je scherm kunnen delen?
Soms is het tijdens een videogesprek handig om je scherm te kunnen delen met degenen die deelnemen aan de vergadering. Bijvoorbeeld om een presentatie te tonen. Als dit wenselijk is, controleer dan of de vergadertool dat toestaat. Houd er overigens rekening mee dat alles wat jij op je scherm ziet, de andere deelnemers aan de vergadering ook kunnen zien. Sluit extra tabbladen en programma’s die niet open hoeven te staan en zorg dat je gevoelige of persoonlijke informatie verbergt.
Welk besturingssysteem gebruik jij?
Werk je op een Mac-computer maar heb je een videoconference programma gevonden dat alleen geschikt is voor Windows en Android, dan heb je hier weinig aan. Zorg dus altijd dat de software daadwerkelijk werkt op jouw besturingssysteem.
Je deelt bedrijfsinformatie met elkaar, zorg voor veilige software!
De veiligheid van het bedrijf waarvoor je werkt en de bedrijfsdata waarmee je werkt, staan vanzelfsprekend op de eerste plek. Zorg daarom dat het programma dat je gebruikt voor video vergaderen een goede beveiliging en encryptie hanteert om jouw gesprekken en bedrijfsinformatie ook daadwerkelijk privé te houden. Niet alleen de applicatie om te videobellen moet overigens veilig zijn, er zijn nog een aantal zaken om rekening mee te houden als je veilig thuis wilt werken. Het is verstandig om met een VPN-verbinding te werken. Zo blijf je binnen het veilige netwerk van jouw bedrijf en komt data niet per ongeluk via jouw laptop of telefoon op straat te liggen. Daarnaast is het belangrijk dat jouw besturingssysteem up-to-date is en dat je sterke wachtwoorden gebruikt.
Dan nog drie praktische tips om comfortabel met elkaar te video vergaderen
- Zorg voor een stabiele internetverbinding: Voor een online thuiswerkplek heb je dit natuurlijk ook al nodig, maar wanneer je gaat videobellen is een stabiele en snelle internetverbinding echt een must. Zo voorkom je vertraging of hick-ups tijdens jouw deelname aan een meeting.
- Gebruik een headset: Uit je laptop komt meestal wel goed geluid, maar met videobellen kan dit geluid toch best storend zijn. Met een headset op heb je geen last van echo’s, de microfoon werkt beter en je hebt minder last van omgevingsgeluid. De meegeleverde oortjes bij je smartphone volstaan vaak al prima, maar wil je meer comfort kies dan voor een over-ear headset of noise-cancelling headset.
- Plaats je camera op de juiste hoogte: Gebruik je de ingebouwde camera van je laptop, zet de computer dan op een laptopstandaard of stapel boeken, zodat de webcam op ooghoogte komt. Zo lijkt het alsof je naar je gesprekspartner(s) kijkt, wanneer je naar het scherm kijkt. Houd ook rekening met de achtergrond. Zijn er dingen te zien die je liever niet in beeld hebt, ga dan ergens anders zitten, of haal die spullen weg.
Altijd verbonden met interparts
Wil je zeker weten dat je de videovergadering bij kunt wonen, test dan van tevoren of de tool goed werkt. Kom je er niet uit? Je kunt ons altijd bellen om een test gesprek te voeren, via teamviewer stellen we alles dan meteen juist voor je in. De ICT-beheerders van interparts helpen je graag!
